De quoi s'agit-il ?
Tout gestionnaire de fortune autorisé doit disposer d'une gestion des risques adéquate et d'un contrôle interne efficace, qui garantit notamment le respect des prescriptions légales et internes – la compliance (art. 21 LEFin). Pour une petite ou moyenne structure, recruter et maintenir en interne une personne qualifiée, indépendante et toujours à jour est exigeant.
L'externalisation répond à ce besoin : un prestataire spécialisé assume la fonction compliance, en tout ou en partie, pour le compte de l'établissement. Les bases de l'organisation figurent dans le dossier LEFin et surveillance.
Ce qui s'applique
Que dit la loi ?
- Organe externe qualifié : les tâches de gestion des risques et de contrôle interne peuvent être confiées à un organe externe qualifié (art. 21, al. 2, LEFin).
- Indépendance : les personnes qui assument ces tâches ne prennent pas part aux activités qu'elles surveillent (art. 21, al. 3, LEFin). Les petites structures à faible risque – au plus cinq postes à plein temps ou moins de CHF 2 millions de produit brut annuel – peuvent déroger à l'exigence d'indépendance (art. 26, al. 2, OEFin) ; un prestataire externe apporte néanmoins un regard indépendant.
- Gestionnaires de fortune collective : la gestion des risques et la compliance sont séparées fonctionnellement et hiérarchiquement de la gestion de portefeuille (art. 41 OEFin).
- Choix et surveillance du prestataire : l'établissement confie des tâches à des tiers qui disposent des capacités, connaissances et expériences requises, et les instruit et surveille attentivement (art. 14 LEFin).
Que reste-t-il dans l'établissement ?
Les décisions qui incombent à la direction et au conseil d'administration restent internes : stratégie, tolérance au risque, approbation des directives, décisions sur les relations d'affaires à risque accru. L'établissement conserve aussi les ressources nécessaires pour piloter le prestataire et le droit de lui donner des instructions et de le contrôler (cf. art. 16 OEFin).
Que contient un bon contrat ?
L'art. 17 OEFin énumère, pour la délégation de tâches, les points à régler par écrit ; ils constituent une bonne base pour tout contrat d'externalisation :
- tâches, compétences et responsabilités ;
- règles de sous-délégation ;
- obligation de rendre compte (rythme et contenu des rapports) ;
- droits de contrôle de l'établissement ;
- accès de la société d'audit, de l'organisme de surveillance et de la FINMA aux informations nécessaires.
Quels sont les avantages ?
- Indépendance : la fonction est exercée par des personnes extérieures aux activités génératrices de revenus.
- Continuité : un responsable attitré et une suppléance assurent la fonction pendant les absences et les changements de personnel.
- Expertise : veille réglementaire, pratique des audits et connaissance des attentes des organismes de surveillance.
- Coûts planifiables : un forfait mensuel convenu à l'avance et adapté au périmètre de la fonction.
- Outils : contrôles et justificatifs tenus dans un système de contrôle interne numérique.
Pour comparer des prestataires, notre guide pour choisir un prestataire d'externalisation de la compliance propose dix critères et une liste de questions. Le rôle concret de la personne qui exerce la fonction est décrit sur la page compliance officer externe.
Étape par étape
- 1Analyseétat du dispositif actuel, risques, modèle d'affaires et objectifs.
- 2Périmètreexternalisation intégrale, partielle (par exemple le service spécialisé LBA) ou suppléance.
- 3Offre et contrattâches, reporting, droits de contrôle, confidentialité, résiliation.
- 4Onboardingreprise des directives, du plan de contrôles et des dossiers ; information de l'organisme de surveillance si nécessaire.
- ✓Exploitationcontrôles, clarifications, formation, rapports à la direction et au conseil d'administration, préparation des audits.
Une externalisation peut démarrer dès la procédure d'autorisation : la fonction compliance est décrite dans la demande. Voir notre article devenir gestionnaire de fortune.
Liste de contrôle
- Besoins et périmètre définis par la direction
- Prestataire choisi selon des critères documentés
- Contrat écrit avec tâches, reporting et droits de contrôle
- Interlocuteur interne désigné pour piloter le prestataire
- Calendrier des rapports à la direction et au conseil d'administration fixé
- Plan de contrôles et plan de formation (art. 8 LBA) intégrés
- Évaluation annuelle de la prestation
Comment Peak Compliance vous accompagne
Peak Compliance assume la fonction compliance des gestionnaires de fortune et des gestionnaires de fortune collective en tant que deuxième ligne de défense, en allemand, en anglais ou en français, sur place ou à distance. Tous les détails figurent sur la page externalisation de la compliance. Pour un premier entretien, rendez-vous sur notre page de contact.
