Externer Compliance Officer für Vermögensverwalter

Ein externer Compliance Officer gibt Vermögensverwaltern, Trustees und Verwaltern von Kollektivvermögen die Sicherheit einer erfahrenen Compliance-Funktion – mit klaren Zuständigkeiten, einer festen Ansprechperson und einer Stellvertretung. Peak Compliance übernimmt diese Rolle als beauftragte Fachstelle: Sie kennt Ihr Geschäftsmodell, überwacht die Einhaltung der gesetzlichen und internen Vorschriften und hält Geschäftsleitung und Verwaltungsrat laufend informiert. So konzentrieren Sie sich auf Kundinnen, Kunden und Anlageentscheide.

Was macht ein externer Compliance Officer?

Der externe Compliance Officer übernimmt dieselben Aufgaben wie eine interne Compliance-Stelle – mit dem Unterschied, dass er vertraglich beauftragt ist und das Wissen aus vielen Mandaten mitbringt. Bei Peak Compliance gehören typischerweise dazu:

• Beratung von Geschäftsleitung und Mitarbeitenden in allen Compliance-Fragen, von FIDLEG-Verhaltensregeln bis zu Interessenkonflikten
• Erstellung und Pflege der Weisungen, Formulare und Dokumentvorlagen
• Geldwäschereifachstelle: Prüfung neuer Geschäftsbeziehungen, Abklärungen bei erhöhten Risiken, jährliche Risikoanalyse und Vorbereitung von Meldungen
• Überwachung der Sanktionslisten und Screening der Kundenbeziehungen
• Kontrollen nach Kontrollplan und Nachverfolgung der Massnahmen im internen Kontrollsystem
• Regulatory Monitoring: frühzeitige Information über neue Anforderungen und Begleitung der Umsetzung
• Schulung der Mitarbeitenden und Dokumentation der Ausbildung
• Vorbereitung der aufsichtsrechtlichen Prüfung und Begleitung der Schlussbesprechung
• Periodische Berichterstattung an Geschäftsleitung und Verwaltungsrat

Einen allgemeinen Überblick über die Rolle gibt unser Beitrag Compliance Officer – Aufgaben und Anforderungen. Die Sorgfaltspflichten, welche die Geldwäschereifachstelle im Alltag umsetzt, fasst der Beitrag zum Geldwäschereigesetz für Vermögensverwalter zusammen.

Leistungen rund um den externen Compliance Officer

Welche Anforderungen gelten für die Funktion?

Das Gesetz knüpft die Delegation an klare Bedingungen. Peak Compliance richtet das Mandat von Beginn an danach aus:

• Wirksame interne Kontrolle: Vermögensverwalter und Trustees verfügen über ein angemessen ausgestattetes Risikomanagement und eine wirksame interne Kontrolle, welche unter anderem die Einhaltung der rechtlichen und unternehmensinternen Vorschriften gewährleistet (Art. 21 Abs. 1 FINIG).
• Qualifizierte externe Stelle: Diese Aufgaben können an eine qualifizierte externe Stelle delegiert werden (Art. 21 Abs. 2 FINIG). Beigezogene Dritte verfügen über die notwendigen Fähigkeiten, Kenntnisse und Erfahrungen und werden sorgfältig instruiert und überwacht (Art. 14 FINIG).
• Unabhängigkeit: Wer Aufgaben des Risikomanagements oder der internen Kontrolle wahrnimmt, darf nicht in die Tätigkeiten eingebunden werden, die sie oder er überwacht (Art. 21 Abs. 3 FINIG). Eine externe Stelle erfüllt diese Trennung bereits durch ihre Stellung.
• Klare Vereinbarung: Die Vereinbarung regelt Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, Rechenschaftspflicht und Kontrollrechte; Prüfgesellschaft, Aufsichtsorganisation und FINMA können die übertragene Aufgabe einsehen und prüfen (Art. 17 FINIV).
• Geldwäschereifachstelle: Fachkundige externe Personen können als Geldwäschereifachstelle bezeichnet werden, wenn eine eigene Fachstelle aufgrund von Grösse oder Organisation unverhältnismässig wäre (Art. 25 Abs. 4 GwV-FINMA).
• Verwalter von Kollektivvermögen: Risikomanagement und Compliance sind funktional und hierarchisch von den operativen Einheiten getrennt (Art. 41 FINIV).

Wann passt ein externer Compliance Officer?

Ein externer Compliance Officer ist für viele Institute die klare und wirtschaftliche Lösung, insbesondere in diesen Situationen:

• Start nach der Bewilligung: Die Compliance-Funktion ist bereits im Gesuch darzulegen. Peak Compliance begleitet das Verfahren unter Bewilligung Vermögensverwalter und übernimmt die Funktion ab dem ersten Tag der Geschäftstätigkeit.
• Kleine und mittlere Teams: Die Verordnung erlaubt kleineren Vermögensverwaltern unter bestimmten Voraussetzungen eine einfachere Organisation (Art. 26 Abs. 2 FINIV). Mit einer externen Stelle erreichen auch kleine Teams eine klare Trennung von Anlagegeschäft und Kontrolle.
• Wachstum und Neuausrichtung: Neue Kundensegmente, Länder oder Produkte erfordern zusätzliches Fachwissen, das Peak Compliance sofort einbringt.
• Abwesenheiten und Übergänge: Peak Compliance sichert die Funktion während Ferien, Abwesenheiten oder bis zur Neubesetzung einer internen Stelle.

Wenn Sie verschiedene Anbieter vergleichen möchten, hilft der Ratgeber zur Wahl eines Compliance-Outsourcing-Anbieters mit zehn sachlichen Kriterien.

So starten Sie mit Ihrem externen Compliance Officer

1. 1

   Erstgespräch

   Sie schildern Geschäftsmodell, Kundschaft und bestehende Organisation; Peak Compliance klärt den Bedarf.
2. 2

   Analyse

   Peak Compliance prüft Weisungen, Prozesse und Kontrollen und hält fest, welche Aufgaben der externe Compliance Officer übernimmt.
3. 3

   Offerte und Vertrag

   Sie erhalten eine Offerte mit Umfang und Leistungen; der Outsourcing-Vertrag regelt Aufgaben, Berichtswege und Kontrollrechte.
4. 4

   Übergabe

   Die Ansprechperson und ihre Stellvertretung lernen Ihr Team kennen, übernehmen laufende Pendenzen und passen Weisungen und Kontrollplan an.
5. ✓

   Laufender Betrieb

   Der externe Compliance Officer arbeitet nach Jahresplan, führt die Kontrollen durch und berichtet periodisch an Geschäftsleitung und Verwaltungsrat.

Zusammenarbeit im Alltag

Die Zusammenarbeit folgt einem festen Rhythmus, der zu Ihrem Geschäftsjahr passt. Zu Jahresbeginn verabschiedet die Geschäftsleitung den Compliance-Jahresplan mit Kontrollen, Schulungen und Prüfungsterminen. Während des Jahres prüft der externe Compliance Officer neue Geschäftsbeziehungen, beantwortet Anfragen der Kundenberaterinnen und Kundenberater und dokumentiert die Kontrollen im internen Kontrollsystem. Vor der aufsichtsrechtlichen Prüfung stellt er die Unterlagen bereit, nach der Prüfung verfolgt er die Massnahmen bis zum Abschluss.

Peak Compliance arbeitet vor Ort und remote, auf Deutsch, Englisch und Französisch. Für Vermögensverwalter mit Sitz in der Region Zürich gibt es zusätzlich die Seite Compliance Outsourcing Zürich; für Vermögensverwaltungsgesellschaften unter der Aufsicht der FMA das Compliance Outsourcing Liechtenstein.

Warum Peak Compliance

• Spezialisierung: Peak Compliance arbeitet für unabhängige Vermögensverwalter, Trustees, Verwalter von Kollektivvermögen und Family Offices in der Schweiz und in Liechtenstein.
• Erfahrung mit der Aufsicht: Mandate bei von der FINMA und der FMA beaufsichtigten Vermögensverwaltern, Zusammenarbeit mit den Aufsichtsorganisationen AOOS und OSFINcontrol sowie Erfahrung mit Bewilligungsverfahren bei FINMA und FMA.
• Kontinuität: Jedes Mandat hat eine verantwortliche Fachperson und eine Stellvertretung, damit Fristen, Prüfungen und Anfragen der Aufsicht jederzeit abgedeckt sind.
• Digitale Werkzeuge: Kontrollen und Pendenzen werden in einem vollständig digitalen internen Kontrollsystem geführt.
• Team: Peak Compliance AG wurde 2024 in Zürich gegründet; mehr dazu unter Über uns.

Lernen Sie Ihren externen Compliance Officer kennen: Buchen Sie eine kostenlose Erstberatung über die Kontaktseite.

Verantwortlich

Isabelle Ledergerber

Managing Partner, Mitgründerin · LinkedIn-Profil