Die 10 Kriterien
- 1. Spezialisierung auf Ihre Institutsart: Der Anbieter kennt die Pflichten von Vermögensverwaltern nach Art. 17 FINIG bzw. Verwaltern von Kollektivvermögen nach Art. 24 FINIG und die Märkte, in denen Sie tätig sind.
- 2. Umfang der Funktion: Der Anbieter übernimmt die Compliance-Funktion vollständig, für einzelne Aufgaben oder als Stellvertretung – so, wie es zu Ihrer Organisation passt. Ideal ist ein Anbieter, der auch das Risikomanagement und das interne Kontrollsystem abdeckt.
- 3. Erfahrung mit Aufsicht und Prüfung: Mandate bei beaufsichtigten Instituten, Zusammenarbeit mit Aufsichtsorganisationen, Begleitung von Prüfungen und Bewilligungsverfahren.
- 4. Unabhängigkeit: Wer Risikomanagement und interne Kontrolle wahrnimmt, ist an den überwachten Tätigkeiten nicht beteiligt (Art. 21 Abs. 3 FINIG). Der Anbieter legt mögliche Interessenkonflikte offen.
- 5. Qualifikation und Kontinuität: feste Ansprechperson, Stellvertretungsregelung und dokumentiertes Wissen, damit die Funktion auch bei Abwesenheiten weiterläuft.
- 6. Klarer Vertrag: Aufgaben und Kompetenzen, Berichterstattung, Kontroll- und Einsichtsrechte, Vertraulichkeit, Regeln zur Weiterübertragung und Kündigung sind schriftlich festgehalten.
- 7. Digitale Werkzeuge: Kontrollen, Pendenzen und Nachweise werden in einem digitalen internen Kontrollsystem geführt und sind für Geschäftsleitung, Verwaltungsrat und Prüfgesellschaft einsehbar.
- 8. Datenschutz und Vertraulichkeit: Der Anbieter schützt Kundendaten und Geschäftsgeheimnisse und erläutert, wo und wie Daten bearbeitet werden.
- 9. Transparente Preise: Umfang und Preis stehen vor Vertragsabschluss fest; Anpassungen folgen einem nachvollziehbaren Verfahren.
- 10. Sprache und Erreichbarkeit: Der Anbieter arbeitet in den Sprachen Ihrer Organisation und ist vor Ort wie remote erreichbar.
Checkliste für das Erstgespräch
| Frage an den Anbieter | Worauf Sie achten |
|---|---|
| Für welche Institutsarten arbeiten Sie? | Vermögensverwalter, Verwalter von Kollektivvermögen, Family Offices |
| Welche Aufgaben übernehmen Sie konkret? | Liste der Aufgaben der Second Line of Defense |
| Wie berichten Sie an Geschäftsleitung und Verwaltungsrat? | Rhythmus, Inhalt, Form der Berichte |
| Wer vertritt die Ansprechperson? | benannte Stellvertretung |
| Wie dokumentieren Sie Kontrollen? | digitales IKS mit Nachweisen |
| Wie begleiten Sie Prüfungen? | Vorbereitung der Unterlagen, Teilnahme an der Schlussbesprechung |
| Wie ist der Vertrag kündbar? | flexible, klare Kündigungsregeln |
So gehen Sie vor
- 1Bedarf festlegenWelche Aufgaben sollen ausgelagert werden, welche bleiben intern?
- 2Anbieter vergleichenKriterien und Checkliste auf zwei bis drei Anbieter anwenden.
- 3Erstgespräch führenFragen aus der Checkliste stellen und Antworten festhalten.
- 4Offerten prüfenUmfang, Berichterstattung und Preis vergleichen.
- 5Entscheid dokumentierenBegründung der Auswahl festhalten, wie es Art. 14 FINIG nahelegt.
- ✓ÜberwachenLeistung des Anbieters regelmässig anhand der Berichte beurteilen.
Typische Situationen für einen Anbieterwechsel oder eine Neuauswahl
- Gründung und Bewilligung: Die Compliance-Funktion muss bereits im Bewilligungsgesuch beschrieben sein.
- Wachstum: Neue Kundensegmente, Produkte oder Märkte erweitern den Umfang der Aufgaben.
- Personelle Veränderung: Eine interne Fachperson wechselt, und die Funktion soll ohne Unterbruch weiterlaufen.
- Neue Anforderungen: Gesetzesänderungen oder Erwartungen der Aufsicht verlangen zusätzliche Kontrollen oder Berichte.
Rechtsgrundlagen
- Art. 14 FINIG: Übertragung von Aufgaben nur an Dritte mit den nötigen Fähigkeiten, Kenntnissen, Erfahrungen und Bewilligungen; sorgfältige Instruktion und Überwachung.
- Art. 21 FINIG: Risikomanagement und interne Kontrolle, Übertragung an eine qualifizierte externe Stelle, Unabhängigkeit.
- Art. 26 FINIV: Grundzüge des Risikomanagements und Risikotoleranz.
Abgrenzung
Dieser Ratgeber beschreibt allgemeine Auswahlkriterien. Er ersetzt keine Prüfung des Einzelfalls und bewertet keine einzelnen Anbieter. Die Verantwortung für die Auswahl liegt beim Institut.
Wie Peak Compliance die Kriterien umsetzt
- Spezialisierung: ausschliesslich Vermögensverwalter, Verwalter von Kollektivvermögen und Family Offices in der Schweiz und in Liechtenstein
- Umfang: Compliance Outsourcing und Risk Management Outsourcing mit digitalem IKS, als gesamte Second Line of Defense; dazu Bewilligungen und Liechtenstein
- Aufsicht: Mandate bei von der FINMA und der FMA beaufsichtigten Vermögensverwaltern, Zusammenarbeit mit den Aufsichtsorganisationen AOOS und OSFINcontrol, Erfahrung mit Bewilligungsverfahren bei FINMA und FMA
- Vertrag: online akzeptierbar, flexibel und jederzeit kündbar
- Team: gegründet 2024 in Zürich; Mitgründer Isabelle Ledergerber und Reto Picenoni (Über uns)
Mehr zur Rolle der Funktion lesen Sie im Beitrag Compliance Officer – Aufgaben und Anforderungen.
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Auf einen Blick
| Für wen | Vermögensverwalter, Verwalter von Kollektivvermögen und Family Offices in der Schweiz und in Liechtenstein, die einen Outsourcing-Partner für Compliance und Risikomanagement suchen |
| Was | Zehn neutrale Kriterien und eine Checkliste mit Fragen für das Erstgespräch |
| Rechtlicher Rahmen | Sorgfältige Auswahl, Instruktion und Überwachung des Dienstleisters (Art. 14 FINIG) |
| Ergebnis | Eine dokumentierte, nachvollziehbare Auswahlentscheidung |
Häufige Fragen
Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die Wahl des Anbieters?
Das Institut darf Aufgaben nur an Dritte übertragen, die über die nötigen Fähigkeiten, Kenntnisse, Erfahrungen und allenfalls Bewilligungen verfügen, und muss sie sorgfältig instruieren und überwachen (Art. 14 FINIG). Für Risikomanagement und interne Kontrolle sieht Art. 21 Abs. 2 FINIG die Übertragung an eine qualifizierte externe Stelle ausdrücklich vor. Die Auswahl sollte deshalb dokumentiert sein.
Worin unterscheidet sich ein Outsourcing von stundenweiser Beratung?
Beim Outsourcing übernimmt der Anbieter eine Funktion mit definiertem Umfang, laufenden Aufgaben und regelmässiger Berichterstattung. Stundenweise Beratung beantwortet einzelne Fragen. Für die laufende Compliance-Funktion eines Vermögensverwalters ist ein klar abgegrenztes Mandat in der Regel die passendere Grundlage.
Sollte der Anbieter Compliance und Risikomanagement abdecken?
Das ist vorteilhaft, weil beide Funktionen die Second Line of Defense bilden und auf dasselbe interne Kontrollsystem zugreifen. Ein Anbieter für beide Teile vereinfacht Schnittstellen und Berichterstattung.
Wie prüfe ich die Erfahrung eines Anbieters mit der Aufsicht?
Fragen Sie nach Mandaten bei beaufsichtigten Instituten, nach der Zusammenarbeit mit Aufsichtsorganisationen und nach Erfahrung mit Bewilligungsverfahren. In der Branche werden Kundennamen aus Diskretion meist nicht genannt; die Art der Erfahrung lässt sich aber konkret beschreiben.
Was leistet ein Anbieter nach der Auslagerung?
Ein guter Anbieter übernimmt die gesamte Second Line of Defense und liefert Verwaltungsrat und Geschäftsleitung regelmässig die Berichte und Informationen, mit denen sie das Unternehmen sicher steuern.
